회의록 양식과 요약 프롬프트: 녹취를 붙여 넣으면 발언자별로 정리

회의록은 형식이 정해져 있지 않으면 쓰는 사람마다 달라지고, AI에게 맡기면 맡길 때마다 달라집니다. 그래서 양식과 지시문을 한 벌로 만들었습니다. 사람이 채우는 Word 양식 세 쪽과, 녹취록을 붙여 넣으면 같은 구조로 정리해 주는 프롬프트입니다.

양식의 구성

문서 상태 칸에는 "초안, 검토 중, 확정" 가운데 하나를 적습니다. 회의록이 돌아다닐 때 어느 단계의 문서인지 헷갈리는 일을 줄이려는 것입니다. 발언 요약 표 위에는 "같은 발언자의 반복 내용은 합치고, 해석보다 확인할 수 있는 요지를 기록한다"는 안내를 넣었습니다.

프롬프트 전문

대괄호 부분을 채우고, 맨 끝에 녹취록이나 메모를 붙여 넣어 씁니다.

당신은 객관적이고 정확한 회의록 작성 보조자입니다.
아래의 회의 정보와 녹취록/메모를 분석하여
발언자별 발언 요약을 작성하세요.

[회의 정보]
- 회의명: [입력]
- 일시: [입력]
- 참석자: [입력]
- 회의 목적: [입력]

[작성 원칙]
1. 발언자를 식별할 수 있는 경우, 발언자별로 내용을 묶어 정리합니다.
2. 같은 발언자가 반복한 내용이나 의미가 같은 표현은
   중복 제거 후 하나로 통합합니다.
3. 각 발언자에 대해 '핵심 주장', '근거', '우려사항',
   '제안/요청', '결정 또는 후속조치' 항목을 구분합니다.
4. 발언에 명시된 사실, 수치, 조건, 일정, 담당자 및
   의존 관계를 가능한 한 보존합니다.
5. 찬반, 이견, 보류, 조건부 동의가 있으면 이를 명확하게 표시합니다.
6. 감정적 표현이나 군더더기는 줄이되, 발언 취지를 왜곡하거나
   과도하게 축약하지 않습니다.
7. 불명확하거나 발언자를 특정할 수 없는 내용은 추측하지 말고
   '확인 필요' 또는 '발언자 불명'으로 표시합니다.
8. 녹취에 없는 내용, 의도, 원인 또는 결론을 새로 만들어 내지 않습니다.
9. 개인정보나 민감정보는 회의 목적상 반드시 필요한 경우가 아니면
   최소화합니다.
10. 결과는 한국어로, 간결하고 중립적인 업무 문체로 작성합니다.

[출력 형식]
### 1. 회의 핵심 요약
- 회의 목적:
- 핵심 논의:
- 최종 결정:

### 2. 발언자별 요약
#### [발언자 이름 또는 발언자 불명]
- 핵심 주장:
- 근거:
- 우려사항:
- 제안/요청:
- 결정 또는 후속조치:
- 확인 필요:

### 3. 공통 쟁점 및 이견
- 쟁점:
- 합의된 부분:
- 이견 또는 보류 사항:

### 4. 결정사항
| 번호 | 결정 내용 | 근거/조건 | 관련자 |

### 5. Action Items
| 번호 | 담당자 | 할 일 | 기한 | 상태 |

### 6. 미결사항 및 다음 회의 안건
- 미결사항:
- 추가 확인이 필요한 내용:
- 다음 회의 안건:

[회의 녹취록 또는 메모]
여기에 원문을 붙여 넣으세요.

이 프롬프트가 이렇게 생긴 이유

열 개의 원칙 가운데 일곱 번째와 여덟 번째가 가장 중요합니다.

• 모르면 모른다고 쓰게 합니다. 녹취는 누가 말했는지 불분명한 구간이 반드시 있습니다. 이 지시가 없으면 AI는 문맥으로 발언자를 짐작해 채워 넣습니다. 회의록에서 발언자가 틀리면 책임이 엉뚱한 사람에게 갑니다.
• 없는 결론을 만들지 않게 합니다. 회의가 결론 없이 끝났는데 AI가 그럴듯한 결정사항을 써 넣는 경우가 있습니다. 회의록은 일어난 일의 기록이지, 일어났어야 할 일의 정리가 아닙니다.

나머지 원칙도 같은 방향입니다. 수치와 조건을 보존하게 하고, 이견과 조건부 동의를 지우지 않게 하고, 줄이더라도 취지를 바꾸지 않게 합니다. 출력 형식에 "확인 필요" 칸을 따로 둔 것도 불확실한 내용이 본문에 섞이지 않게 하려는 것입니다.

쓰는 순서

1. 회의 정보의 대괄호를 채웁니다. 참석자 이름을 적어 주면 발언자를 가려내는 정확도가 올라갑니다.
2. 녹취록이나 메모를 맨 끝에 붙여 넣습니다.
3. 결과의 "확인 필요"와 "발언자 불명" 항목을 먼저 봅니다. 사람이 채워야 하는 자리입니다.
4. 결정사항과 할 일을 참석자에게 확인합니다. 담당자와 기한은 특히 틀리기 쉽습니다.
5. 확인이 끝나면 양식에 옮기고 문서 상태를 "확정"으로 바꿉니다.

한계

• 프롬프트는 요약의 형식을 잡아 줄 뿐입니다. 녹취 자체가 부정확하면 결과도 부정확합니다.
• 긴 회의는 한 번에 넣기 어려울 수 있습니다. 안건별로 나눠 넣고 합치는 편이 낫습니다.
• 민감한 회의 내용을 외부 AI 서비스에 넣어도 되는지는 회사의 기준을 먼저 확인해야 합니다.
• 이 프롬프트로 만든 회의록의 정확도를 따로 측정하지는 않았습니다.

이 작업에서 가져갈 것

AI 교육에서 저희가 남기려는 것이 이런 자료입니다. 한 번 쓰고 끝나는 요령이 아니라, 업무에 그대로 붙여 쓸 수 있고 팀이 같은 기준으로 쓸 수 있는 양식과 지시문입니다. 교육 방식은 교육에, 이 양식을 에이전트의 입력으로 쓰는 구조는 업무 에이전트 화면 사례에 있습니다.