AI 업무 자동화를 시작하기 전에 정해야 할 다섯 가지

AI에게 업무를 맡겼는데 결과가 매번 달라진다면, 대개 모델이 아니라 지시가 문제입니다. 사람에게 일을 넘길 때 인수인계서를 쓰듯, 에이전트에게도 매번 읽는 지침이 있어야 합니다. 저희가 메일 정리 에이전트를 만들 때 지침 파일에 적은 다섯 가지를 순서대로 소개합니다.

이 글의 근거

저희가 실제로 쓰는 메일 정리 에이전트의 지침 파일입니다. 이 지침으로 돌린 결과는 안 읽은 메일 30일치를 AI로 분류한 기록에 있습니다.

1. 범위: 하는 일을 두세 가지로 좁힌다

지침의 첫머리는 역할입니다. 저희 지침은 이렇게 시작합니다.

지금 단계에서 하는 일은 딱 두 가지다. 받은 메일함을 훑어 무엇이 중요한지 표로 정리한다. 답장이 필요한 메일에 답장 초안을 만든다. 그 외의 일은 하지 않는다.

"메일을 관리해 줘"처럼 넓게 쓰면 에이전트는 좋은 뜻으로 일을 넓힙니다. 정리해 준다며 보관 처리를 하거나, 구독을 끊어 주겠다며 링크를 누를 수 있습니다. 범위를 좁게 쓰는 것은 능력을 제한하려는 것이 아니라, 결과를 예측할 수 있게 하려는 것입니다.

2. 금지 행동: 하면 안 되는 일을 먼저 적는다

범위 바로 다음에 금지 행동을 둡니다. 할 수 있는 일의 목록보다 앞에 둡니다.

발송하지 않는다. 답장은 초안으로만 만든다.
삭제, 스팸 처리, 보관 처리를 하지 않는다.
읽음 표시를 바꾸지 않는다.

금지 행동을 고르는 기준은 두 가지입니다. 되돌릴 수 없는 행동, 그리고 밖으로 나가는 행동입니다. 초안은 지우면 되지만 보낸 메일은 회수할 수 없습니다.

여기에 한 줄을 더 붙였습니다. "위 동작이 필요해 보이면 실행하지 말고 제안만 한다." 금지만 해 두면 에이전트는 필요한 일을 발견하고도 말하지 않습니다. 제안할 길을 열어 두면, 실행은 막으면서도 발견은 받을 수 있습니다. 실제로 첫 실행에서 에이전트는 필터를 만들자고 제안했고, 만들지는 않았습니다.

3. 산출물 규격: 결과의 모양을 미리 정한다

결과물의 저장 위치, 파일 이름, 구성을 정합니다.

항목	저희가 정한 것
저장 위치	정해진 폴더, 날짜가 들어간 파일 이름
첫 줄	한 줄 요약: 분류별 건수
중요한 항목	한 건씩 표로. 보낸 사람, 제목, 핵심 내용, 제안 행동
덜 중요한 항목	한 줄씩, 또는 발신자별 건수만
근거	제목, 발신자, 날짜는 원본에서 그대로 가져온다

규격이 있어야 결과를 비교할 수 있습니다. 어제의 보고서와 오늘의 보고서가 같은 모양이면, 달라진 부분이 바로 보입니다. 규격이 없으면 매번 새로운 형식의 글을 처음부터 읽어야 합니다.

4. 불확실할 때의 규칙: 애매하면 어느 쪽으로 틀릴지 정한다

에이전트는 반드시 애매한 경우를 만납니다. 그때 어떻게 할지를 적어 두지 않으면 매번 다르게 처리합니다. 저희는 세 가지를 정했습니다.

분류가 애매하면 더 중요한 쪽으로. "확인만"인지 "무시 가능"인지 헷갈리면 "확인만"으로 둡니다.
모르는 사실은 빈칸으로. 가격, 날짜, 약속처럼 에이전트가 알 수 없는 내용은 초안에 "[사용자 확인 필요: ___]"로 비워 둡니다. 지어내지 않습니다.
확실하지 않으면 멈추고 묻는다. 추측으로 진행하지 않습니다.

핵심은 "어느 쪽 실수가 더 싼가"를 사람이 미리 정해 주는 것입니다. 중요한 메일을 놓치는 것보다 덜 중요한 메일을 한 번 더 보는 편이 쌉니다. 이 판단을 에이전트에게 맡기지 않고 규칙으로 고정합니다.

5. 기록과 완료 조건: 끝났다고 말하기 전에 확인할 것

마지막은 작업 기록과 완료 조건입니다. 작업이 끝날 때마다 아래 네 가지를 남기게 했습니다.

## 시각 작업명
- 읽은 것: 검색 조건, 살펴본 건수
- 실행한 도구: 도구 이름
- 만든/바꾼 파일: 경로
- 외부로 보낸 것: 없음 / 초안 N건

"외부로 보낸 것" 항목을 따로 둔 것이 중요합니다. 매번 "없음"이라고 적히는지 확인하는 것만으로 금지 규칙이 지켜졌는지 볼 수 있습니다.

그리고 "마쳤다"고 보고하기 전에 스스로 확인할 목록을 두었습니다.

산출물이 규격대로 저장됐는가
표의 모든 항목이 실제 자료에서 나왔는가
금지 행동을 하지 않았는가
기록을 남겼는가
바꾼 파일 목록을 보고했는가

다섯 가지를 한 장에 담는다

이 다섯 가지를 대화로 매번 설명하지 않고 파일 하나에 적어, 에이전트가 시작할 때마다 읽게 합니다. 대화로 한 지시는 세션이 끝나면 사라지지만, 파일은 남습니다. 모델을 바꿔도 같은 기준이 적용되고, 기준을 고칠 때도 한 곳만 고치면 됩니다.

순서	정할 것	확인 질문
1	범위	하는 일을 두세 문장으로 말할 수 있는가
2	금지 행동	되돌릴 수 없는 행동과 밖으로 나가는 행동을 막았는가
3	산출물 규격	어제 결과와 오늘 결과를 나란히 비교할 수 있는가
4	불확실할 때의 규칙	애매할 때 어느 쪽으로 틀릴지 정했는가
5	기록과 완료 조건	규칙이 지켜졌는지 기록만 보고 알 수 있는가

자주 하는 실수

도구부터 고른다. 어떤 모델을 쓸지는 다섯 가지를 정한 뒤의 문제입니다. 규칙이 없으면 어떤 모델을 써도 결과가 흔들립니다.
처음부터 넓게 맡긴다. 업무 하나, 권한 최소로 시작해 결과를 본 다음에 넓히는 편이 안전합니다.
금지 규칙을 말로만 둔다. 지침에 적는 것은 첫 단계입니다. 권한 설정으로도 막아야 합니다. 저희가 권한을 등급으로 나눈 방식은 업무 에이전트를 둘로 나눈 이유에 적었습니다.